メインコンテンツまでスキップ

Báo cáo công việc

Khi làm việc thì phải thường xuyên báo cáo cho người quản lý của mình. Trong thời gian training thì người quản lý là trainer, còn sau khi assign vào lab thì người quản lý chính là khách hàng của bạn. Ngoài ra, trong thời gian được tech manager support khi mới vào lab thì cần báo cáo cho cả tech manager nữa.

Khi nhận task​

Task dễ hiểu​

  • Có thể estimate time trong vòng 5 phút.
    Ví dụ:

    Dear XXXX-san,
    I have received the your task and understand of the requirements.
    I will make it in about xx hours
    I'll report as soon as it's done
    Thank you so much.

  • Cần thời gian (nhiều hơn 5 phút) để estimate time.
    Không thể đưa kế hoạch thời gian tầm khoảng 1h thì hãy liên hệ với khách sẽ mất thêm chút thời gian nữa (trường hợp đó là chức năng lớn thì có thể để khoảng 2h cũng được).
    Ví dụ:

    Dear XXXX-san,
    I have received the your task and understand of the requirements.
    I will report as soon as I finished the estimate time
    Thank you so much

Task khó hiểu​

  • Báo cáo sau khi nhận task
    Ví dụ:

    Dear XXXX-san,
    I have received the your task and I will start researching the task right away
    I will report as soon as I finish the research task. Then I will proceed to estimate the time for the task
    Thank you so much!

  • Báo cáo sau khi hiểu task
    Ví dụ:

    Dear XXXX-san,
    Now, I understand your task
    I will proceed to estimate the time for that task now
    I will report as soon as I finished the estimate time
    Thank you so much!

  • Báo cáo sau khi estimate time xong
    Ví dụ:

    Dear XXXX-san,
    I will make this task in about xx hours.
    I will start to do this task now and I will finish this task at hh:mm yyyy/mm/dd.
    [or Wait for the next instruction from the customer]
    Thank you so much!

Khi đặt câu hỏi​

Trường hợp bạn không thể tự giải quyết vấn đề do cần xác nhận hay chưa hiểu rõ task: hãy thảo luận với manager và khách hàng.
Khi đặt câu hỏi thì hãy lưu ý những nội dung bên dưới.
Tương tự, trường hợp nếu bạn không chắc chắn về những gì mình hiểu: đừng tự mình đưa ra quyết định mà hãy tham khảo ý kiến ​​của manager.

  • Giải thích nội dung bạn muốn thảo luận càng chi tiết càng tốt.
  • Chụp màn hình hoặc copy những đoạn nào chưa hiểu để người đọc dễ hiểu vấn đề.
  • Báo cáo kèm cả kết quả bạn tự mình tìm hiểu, kết quả bạn đã thử nghiệm để giải quyết vấn đề gặp phải.
  • Trình bày hướng giải quyết của bạn đối với vấn đề đó và báo cáo cả thời gian dự kiến.
  • Trường hợp không chắc mình hiểu có đúng chưa thì hãy trình bày cách hiểu / cách làm dự định của mình và hỏi khách "Tôi hiểu / tôi làm như vậy có ổn không?"
  • Chú ý, nên đặt câu hỏi dạng Yes/No.

Ví dụ:

Dear XXXX-san,
Sorry for bothering you!
However, I'm not really understanding the task.

[Part 1]
[...Content understood…]
[...Content not understood…]
[...Questions…]

[Part 2]
[...Content understood…]
[...Content not understood…]
[...Questions…]

…

Could you please help me confirm that?
Thank you so much.

Khi trễ tiến độ​

Ngay khi bạn nhận thấy công việc có vẻ sẽ bị trễ so với dự định thì phải báo cáo ngay, trường hợp muộn nhất thì cũng phải báo cáo trước khi quá 80% thời gian ước tính ban đầu. (VD thời gian bạn ước tính để hoàn thành task này là 10h, nếu trong quá trình làm bạn cảm thấy không thể hoàn thành kịp thì phải báo cáo ít nhất trước 2h so với thời hạn dự tính lúc đầu.)
Tuyệt đối không để đến sát giờ phải nộp mới báo cáo trễ.

  • Cần báo cáo cụ thể thời gian trễ là khoảng bao lâu.
  • Nếu không có hướng giải quyết để bắt kịp lại tiến độ chung thì phải báo cáo sau cùng thì tổng cộng dự kiến trễ bao lâu so với kế hoạch ban đầu.
  • Trường hợp task trễ hạn đó có ảnh hưởng đến những task khác thì cần phải giải thích rõ là gây ảnh hưởng như thế nào.
  • Khi báo cáo thì hãy thể hiện sự áy náy, xin lỗi đối phương về việc trễ tiến độ.( Cho dù nguyên nhân gây trễ tiến độ đó không phải là do bạn )
  • Báo cáo về vấn đề trễ tiến độ thì cố gắng báo càng sớm càng tốt. Tuyệt đối không để xảy ra trường hợp sau khi quá thời gian dự định hoàn thành rồi mới báo cáo.

Ví dụ:

Dear XXXX-san,
Currently, I am doing task XXX
I have estimated time for this task to be XX hours
However, I think I can't make it in time because [...Reason…]
Therefore, I hope you can give me another XX hours to solve this task
I will finish the task at hh:mm yyyy/mm/dd
Sorry for this problem.
Thank you for your understanding!

Khi hoàn thành công việc​

  • Trường hợp khách yêu cầu nhiều task thì sau khi hoàn thành task nào phải báo cáo cho khách từng task đó. Không chờ làm xong hết tất cả các task mới báo luôn một lần.
  • Báo cáo luôn phương pháp để kiểm tra sản phẩm hoàn thành. (VD như URL chẳng hạn)
  • Nếu như hoàn thành trễ hơn so với dự định thì khi báo cáo nên xin lỗi khách thêm một lần nữa.
  • Trường hợp để hoàn thành task này mà công việc của task khác phải dừng lại giữa chừng thì cần phải báo cáo mức độ ảnh hưởng, cụ thể là task bị dừng lại giữa chừng đó bị trễ bao lâu so với dự kiến ban đầu.
  • Trường hợp đã hoàn thành hết tất cả các task khách đã giao thì hãy viết như sau:
    • Tôi đang chờ task tiếp theo
    • Nội dung dự định tự nghiên cứu trong thời gian chờ task
Dear XXXX-san,
I completed task XXX
  [...URL demo...]
I also pushed git 
  [...URL commit...]
Please check it out when you have free time
If there is any problem, please let me know
Thank you so much

/ * If there is the next task */
I will continue with Task 02

/* If there is no task */
Now I don't have task, please give me the next.
While waiting for the task, I will study about Wordpress ACF. 
Thank you so much.

Khi khách feedback có bug​

Tương tự như khi nhận task, chỉ thay đổi 1 chút nội dung từ this task -> this feedback

Khi không có task​

Ví dụ:

Dear XXXX-san,
I don't have a task right now.
Could you please assign tasks to me when you have free time?
During this time, I will study the project or learn more XXX language to help with the work you assign me later.
Thank you so much

Khi gặp sự cố​

Ví dụ:

Sorry for bothering you!
I'm having trouble while doing the task.
Problem :
  [...Content…]
Reason :
  [...Content…]
Questions : 
  [...Content…]

Solution (if any) :
[...Content…]
Can I solve it this way?
Thank you very much!

Khi hỏi về độ ưu tiên giữa các task​

Ví dụ:

Dear XXXX-san,
I have received your task. I have estimated time for this task to be XX hours.
Currently I'm doing tasks:
[task 1]: xx hours - Due date: yyyy/mm/dd hh:mm
[task 2]: xx hours - Due date: yyyy/mm/dd hh:mm
...

Please let me know the priority of this task.
Thank you so much

Khi cần gia hạn thời gian trong trường hợp không thể tránh khỏi​

Ví dụ:

Dear XXXX-san,
Sorry for bothering you!
Currently, I am doing task XXX
I have estimated time for this task to be XX hours. According to the schedule, it will be completed by yyyy/mm/dd hh:mm
But [...Reasons for delay are unavoidable…]
Therefore, total estimate time will be changed to xx hours
I will finish it by yyyy/mm/dd hh:mm
Thank you so much!