メインコンテンツまでスキップ

作業報告

以下の作業報告は必ず行う必要がある報告です。自分の管理者に対して必要な連絡を怠らないようにしてください。
トレーニング期間中はトレーナー、ラボアサイン後はお客様が管理者となります。
また、ラボサポート期間中にはお客様との仕事をサポートしてくれているマネージャーがつきます。必ず双方に連絡を行うようにしてください。

タスクをアサインされたとき​

理解しやすいタスクの場合​

  • 理解しやすく、5分以内で工数を出せる場合：
    例）

    Dear XXXX-san,
    I have received the your task and understand of the requirements.
    I will make it in about xx hours
    I'll report as soon as it's done
    Thank you so much.

  • 理解しやすいが、工数を出すのに5分以上が必要となる場合：
    １時間（大きな機能であれば２時間）以内で工数を出せない場合には、なるべく早くお客様に連絡するようにすること。
    １時間、２時間程度作業して、なにかトラブルが発生していたら、時間を延長してもらうようにお客様に報告すること。
    例）

    Dear XXXX-san,
    I have received the your task and understand of the requirements.
    I will report as soon as I finished the estimate time
    Thank you so much

理解しにくいタスクの場合​

  • タスクの受け取り時の報告
    例）

    Dear XXXX-san,
    I have received the your task and I will start researching the task right away
    I will report as soon as I finish the research task. Then I will proceed to estimate the time for the task
    Thank you so much

  • タスク内容が理解できた時の報告
    例）

    Dear XXXX-san,
    Now, I understand your task
    I will proceed to estimate the time for that task now
    I will report as soon as I finished the estimate time
    Thank you so much!

  • 工数の計算が完了した時の報告
    例）

    Dear XXXX-san,
    I will make this task in about xx hours.
    I will start to do this task now and I will finish this task at hh:mm yyyy/mm/dd.
    [or Wait for the next instruction from the customer]
    Thank you so much!

質問するとき​

理解できていない、あるいはさらなる確認が必要で、自分で解決できない問題があったときは、お客様、マネージャーと相談すること。
相談する際には以下に注意してください。
また、理解している内容が不安な場合も同様に自分で判断せずにマネージャーに相談してください。

  • 相談したい内容について具体的になるべく詳しく説明する。
  • わかりやすくするためにキャプチャーをするか、分からない文章をコピーするなどする。
  • 自分が調査した結果、自分が解決に向けて試した結果も合わせて報告する。
  • その問題について、どのように自己解決するかを説明し、それにかかるおおよその時間も添えて連絡する。
  • 理解している内容が怪しい場合は、「こんな理解しかた/やり方で大丈夫ですか？」と聞く。
  • 出来るだけ「はい」か「いいえ」だけで答えられる質問にしてください。

例）

Dear XXXX-san,
Sorry for bothering you!
However, I'm not really understanding the task.

[Part 1]
[...Content understood…]
[...Content not understood…]
[...Questions…]

[Part 2]
[...Content understood…]
[...Content not understood…]
[...Questions…]

…

Could you please help me confirm that?
Thank you so much.

締め切りに間に合わなさそうなとき​

作業が予定より遅れることがわかったらすぐに、少なくとも見積もり時間の80%が経過する前に報告してください。 （見積もり時間が10時間だった場合、8時間経過する前)
作業完了予定の5分前などに報告するのは絶対に避けてください。

  • どれくらい遅れているか具体的な時間で記載する。
  • 遅れを取り戻す方法がない場合、最終的にどれくらい遅れる見込みかを記載する。
  • 遅れによりその他の作業に影響がある場合、どのような影響があるか説明する。
  • 遅れたことに対し、申し訳ないという気持ちを持ち報告すること。（例え遅れの原因が自分のせいではなくても）
  • 遅延報告はできるだけ早く行う。完了予定の時刻を過ぎてから報告することは絶対にしてはいけない。
Dear XXXX-san,
Currently, I am doing task XXX
I have estimated time for this task to be XX hours
However, I think I can't make it in time because [...Reason…]
Therefore, I hope you can give me another XX hours to solve this task
I will finish the task at hh:mm yyyy/mm/dd
Sorry for this problem.
Thank you for your understanding!

タスクを完了したとき​

  • 複数のタスクを依頼されている場合、タスクごとに完了報告を行う。
  • 完了した成果物を確認する方法も記載する。例えば、URLなど。
  • 完了が予定より遅れた場合、遅れたことに対し、ごめんなさい、と一言記載すること。
  • 完了したタスクを行うことにより、作業を中断したタスクがあった場合、完了したタスクにより中断したタスクがどれくらい遅れるか、影響を報告する。
  • 次にお客様から依頼されている作業がない場合、以下を記載すること。
    • 次のタスクを待っていること
    • タスクを待っている間にやろうと思っている自習の内容
Dear XXXX-san,
I completed task XXX
  [...URL demo...]
I also pushed git 
  [...URL commit...]
Please check it out when you have free time
If there is any problem, please let me know
Thank you so much

/ * If there is the next task */
I will continue with Task 02

/* If there is no task */
Now I don't have task, please give me the next.
While waiting for the task, I will study about Wordpress ACF. 
Thank you so much.

お客様からバグが発生したとの指摘が来たとき​

タスクをアサインされたときと同様に、「this task」→「this feedback」の内容を少し変更するだけです。

No taskのとき​

例）

Dear XXXX-san,
I don't have a task right now.
Could you please assign tasks to me when you have free time?
During this time, I will study the project or learn more XXX language to help with the work you assign me later.
Thank you so much

何か問題が起こったとき​

例）

Sorry for bothering you!
I'm having trouble while doing the task.
Problem :
  [...Content…]
Reason :
  [...Content…]
Questions : 
  [...Content…]

Solution (if any) :
[...Content…]
Can I solve it this way?
Thank you very much!

タスクの優先度を確認したいとき​

例）

Dear XXXX-san,
I have received your task. I have estimated time for this task to be XX hours.
Currently I'm doing tasks:
[task 1]: xx hours - Due date: yyyy/mm/dd hh:mm
[task 2]: xx hours - Due date: yyyy/mm/dd hh:mm
...

Please let me know the priority of this task.
Thank you so much

どうしても締め切りに間に合わず、延長をお願いしたいとき​

例）

Dear XXXX-san,
Sorry for bothering you!
Currently, I am doing task XXX
I have estimated time for this task to be XX hours. According to the schedule, it will be completed by yyyy/mm/dd hh:mm
But [...Reasons for delay are unavoidable…]
Therefore, total estimate time will be changed to xx hours
I will finish it by yyyy/mm/dd hh:mm
Thank you so much!