Ước tính thời gian dự kiến

Khi nhận task từ khách hàng thì cần phải ước tính thời gian cần thiết để làm việc và báo cáo lại cho khách hàng.
Dù là dự án mới hay yêu cầu chỉnh sửa cho dự án cũ từng làm thì đều cần ước tính thời gian làm việc.

Trường hợp khách giao task khi bạn đang làm một task khác thì phải xác nhận với khách về mức độ ưu tiên của các task. Nếu task mới giao có mức độ ưu tiên cao hơn thì hãy ước tính thời gian làm việc ngay. Còn nếu task đang làm có độ ưu tiên cao hơn thì sau khi hoàn thành task này mới bắt đầu ước tính thời gian làm việc của task mới.

Cách ước tính thời gian cho dự án

• Hãy tiến hành ước tính thời gian làm việc ngay cả trong trường hợp bạn đang hỏi khách hàng về những điểm chưa rõ và vẫn chưa nhận được câu trả lời của khách về nội dung đã hỏi.
• Template dùng để ước tính thời gian làm việc ở đây
• Đơn vị khi ước tính thời gian làm việc: sử dụng giờ thay vì ngày
• Trường hợp bạn dự tính cần từ 8h trở lên (tức là từ 1 ngày trở lên) thì hãy chia task thành các task nhỏ, và tính số giờ cần thiết cho mỗi task nhỏ đó.
• Thời gian ước tính làm việc phải bao gồm cả thời gian bạn kiểm tra và chỉnh sửa trước khi nộp task. (Trong thời gian được tech manager hỗ trợ khi mới vào lab thì cần phải xem xét cả thời gian check của manager đang support và thời gian chỉnh sửa feedback)
• Nếu có trình tự làm việc hiệu quả thì hãy lên kế hoạch làm việc theo trình tự đó.

👉 Tham khảo cách ước tính thời gian cho dự án bằng ước tính ba điểm PERT

Báo cáo thời gian dự kiến

• Trường hợp đang xác nhận những điểm chưa rõ và khách hàng vẫn chưa phản hồi: khi báo cáo thời gian dự kiến cần phải nói thêm là thời gian ước tính làm việc có thể sẽ thay đổi tùy theo câu trả lời của khách.

• Trường hợp cần từ 1 ngày trở lên để hoàn thành toàn bộ công việc được giao: hãy báo cáo luôn cả ngày giờ dự kiến hoàn thành

• Mẫu báo cáo:

  Dear XXXX-san,
  I have checked this task and I will make it in about 71 hours (8 days and 7 hours).
  You can check the details in the following sheet: <Sheet Estimate Time>.
  I will start working now and the estimated completion time for Chapter 01 (Task 01) is 10:00 AM (JST), July 28, 2022.
  Please kindly review and confirm.
  Thank you so much.

Lưu ý

• Cách viết ngày tháng năm: Ở Việt Nam thì viết theo format dd/mm/yyyy 31/07/2023, còn ở Nhật thì dùng format ngược lại yyyy/mm/dd 2023/07/31. Vậy nên khi trao đổi với khách hàng hãy lưu ý dùng format kiểu Nhật.

• Cách viết giờ: Việt Nam và Nhật Bản chênh nhau 2 múi giờ. Khi trao đổi với khách về thời gian thì phải viết rõ đó là giờ của Việt Nam hay của Nhật. Tốt nhất là quy đổi giờ Việt sang giờ Nhật để không gây nhầm lẫn cho khách.

  Ví dụ: Giờ Việt Nam 9:00 (VN) = Giờ Nhật Bản 11:00 (JP/JST); Giờ Nhật Bản 17:00 (JP/JST) = Giờ Việt Nam 15:00 (VN)

• Khi khách hàng nói về thời gian thì hầu hết là nói theo giờ Nhật.