Ho-Ren-So - The most important Japanese business manner​

Ho-Ren-So nghĩa là gì?

• Ho-ren-so trong tiếng Nhật có cùng phát âm với rau bó xôi.
• Ho-ren-so là 1 business manner rất quan trọng trong công ty Nhật.
• Đây là rule cơ bản mà ở Nhật ai cũng biết.
• Ho-ren-so rất cần thiết để có thể giao tiếp thuận lợi trong công việc.
• Người Nhật đánh giá cao những người có thể Ho-ren-so trong công việc.
  

Ho-Ren-So là:

• Ho-ren-so nghĩa là Báo cáo - Liên lạc - Thảo luận.
• Báo cáo: thông báo tình trạng tiến độ, kết quả … của task được giao cho người giao task.
• Liên lạc: chia sẻ thông tin liên quan đến task cho những người có liên quan.
• Thảo luận: khi phán đoán sự việc nào đó thì thảo luận và xin ý kiến từ cấp trên và những người liên quan. ​

Ví dụ về Ho-Ren-So​:

• Báo cáo về thời gian dự kiến làm việc đối với task đã được giao.
• Báo cáo khi công việc không tiến hành đúng theo dự định.
• Báo cáo sau khi hoàn thành công việc.
• Báo cáo về nội dung làm việc của 1 ngày khi bắt đầu và khi kết thúc ngày làm việc .
• Liên hệ khách hàng trong trường hợp cần làm việc ở môi trường của khách hàng.
• Thảo luận khi phát sinh vấn đề trong lúc đang làm việc.
• Thảo luận nếu trong task đã được giao có chỗ không hiểu rõ. ​

Bạn có suy nghĩ những vấn đề này không?​

• Nếu thường xuyên báo cáo, liên lạc, thảo luận thì có làm phiền công việc của đối phương không?
• Trường hợp có phát sinh vấn đề, nếu giải quyết xong rồi mới báo cáo thì có được đánh giá cao hơn không?
• Nếu báo cáo, liên lạc, thảo luận nhiều thì có bị đánh giá là người không làm được việc hay không?
• Muốn che giấu những thiếu sót của bản thân?

Trong văn hóa của người Nhật thì không có những cách suy nghĩ như trên. Ngược lại, nếu có cách suy nghĩ như này thì có khả năng bạn sẽ bị đánh giá thấp hơn. Tuy nhiên, Ho-ren-so cũng có những điểm quan trọng. ​

Điểm lưu ý để thực hành Ho-Ren-So tốt:​

• Timing (căn thời gian) là việc rất quan trọng.
  → Nội dung trao đổi càng tiêu cực thì Ho-Ren-So phải được thực hiện càng sớm càng tốt.
• Hãy truyền đạt những điểm quan trọng 1 cách thật súc tích:
  → Ghi nhớ 5W1H và thực hiện Ho-Ren-So sao cho thật dễ hiểu đối với đối phương.
  → Trình bày theo kiểu liệt kê gạch đầu dòng hoặc đánh số thứ tự v.v sẽ giúp đối phương dễ hiểu hơn nhiều.
• Hãy truyền đạt cái mình muốn cho đối phương biết.
  → Đừng chỉ phản hồi đơn thuần theo kiểu: “Tôi thông báo để bạn nắm tình hình”, mà nên nói cho đối phương biết bạn muốn họ làm gì: “Tối muốn bạn ra quyết định ngay lập tức (vì nếu ko ko thì task sẽ bị chậm trễ)”, “Khi nào có thời gian thì check hộ tôi” chẳng hạn. ​

5W1H​

1. What: cái gì?
2. When: khi nào?
3. Where: ở đâu?
4. Why: tại sao?
5. Who: là ai?
6. How: bằng cách nào? ​
   

Cùng tìm hiểu về Ho-Ren-So ​

​

Kết luận​

Việc xem trọng Ho-Ren-So có lẽ là 1 nét văn hóa còn rất xa lạ đối với người Việt Nam.
Cũng khó có thể đưa ra kết luận là giữa văn hóa Nhật Bản và văn hóa Việt Nam thì cái nào tốt hơn.
Tuy nhiên, vì tất cả các khách hàng của chúng ta đều là khách hàng Nhật Bản, nên nếu chúng ta hiểu được văn hóa của họ và áp dụng nó khi làm việc thì việc giao tiếp với khách hàng cũng sẽ trở nên suôn sẻ hơn nhiều, khách hàng cũng sẽ đánh giá hiệu quả công việc của chúng ta cao hơn.